Diez consejos para potencializar su participación en ferias

Diez consejos para potencializar su participación en ferias

Por Luciane Leite, Exhibition Manager – WTM Latin America

Las ferias del sector de viajes y turismo son una de las herramientas más importantes de promoción de esta versátil industria, que está siempre ansiosa por novedades, exige alimentación constante de la red de relaciones y es extremamente dinámica y visual.  Aún después de casi 30 años de experiencia en ese sector, todavía noto que muchos profesionales se sienten perdidos en el momento de planificar su participación en las exposiciones. Consecuentemente, muchas veces, terminan frustrados y no logran los efectos esperados, pero existen pequeños detalles que pueden hacer una gran diferencia.

Sea usted representante de un destino, de un equipamiento, un hotel, una operadora, una entidad profesional o una compañía aérea, aquí van algunos consejos que optimizarán su participación en ferias y multiplicarán los resultados para su negocio.

1. Tenga una estrategia clara
Al hacer su planificación, su estrategia de marketing debe estar bien elaborada. Antes de ir a cualquier feria, es imprescindible saber qué stakeholders serán prioritarios, por cuáles canales se hará la promoción y cómo su empresa se posicionará. Además, debe tener muy claro su principal objetivo. ¿Qué quiero con esta feria? ¿Quiero consolidar mi marca? ¿Quiero lanzar un producto? ¿Quiero relacionarme mejor con el mercado? ¿Quiero prospectar clientes? Determine un foco para después pasar a la parte táctica.

2. Defina los objetivos prioritarios
Son muchas las ferias de la industria de viajes y turismo. Para elegir en cuáles participar, trace el perfil de cada una: averigüe las características diferenciales de cada feria, si es B2B o B2C, si está más dirigida a un único segmento como MICE u ocio, qué personas/empresas influyentes estarán en cada una de ellas y los resultados de la última edición de cada feria. Luego, realice el cruzamiento de esos datos con su estrategia para determinar dónde está el público que usted busca en cada momento de su planificación.

3. Analice la relación costo-beneficio
Son muchas las posibilidades de participación dentro de una feria. Las empresas pueden ser patrocinadoras, sponsors, expositoras, contratar paquetes que incluyan ruedas de prensa y conferencias o inclusive enviar a sus representantes como meros visitantes. Definir cómo participar a veces parece confuso, pero la prioridad debe ser siempre su estrategia madre, aliada a un mix interesante de intervenciones variadas en mercados prioritarios para no trasmitir los mismos mensajes repetidamente a la misma gente, con vistas a una actuación en mayor escala dentro de los objetivos establecidos. Entonces evalúe el costo-beneficio de participación en cada feria de acuerdo con su presupuesto, o sea, la relación entre lo que usted quiere y lo que resultará en el mejor rendimiento sobre la inversión.

4. Estudie la programación de la feria
Parece obvio, pero la mayoría de las personas no lo hace. Comprar un stand y simplemente permanecer en él durante toda la feria puede proporcionar algún beneficio, pero usted puede optimizar mucho su presencia y la de su equipo.
Agregar conocimiento participando en conferencias relacionadas con su negocio, comparecer a lanzamientos, conocer nuevas herramientas y tecnologías y ver lo que se está lanzando en el mercado para tener insights y entender las tendencias son solo algunas de las acciones que harán aumentar significativamente el valor de su presencia en una feria.

5. Organice su agenda previamente
Para no perder lo que es más importante desarrolle un plan de visitas. Además de agendar las conferencias y eventos más importantes, estudie dónde estarán sus clientes y concierte previamente reuniones de negocios con las personas clave. Su elección siempre debe fundamentarse en los resultados que usted y su empresa buscan.

6. Use y abuse de las herramientas online
Potencialice la promoción de su negocio con los diversos medios digitales que la organización de la feria ofrece. Esté presente en la aplicación del evento, coloque el comunicado de prensa en el portal, envíe una buena comunicación por e-mail a la lista de participantes de acuerdo con el perfil al cual usted desea llegar o busque contactos para agendar citas estratégicas.

7. Prepare al equipo
Uno de los mayores errores de planificación de actuación en el sector de ferias es enviar un equipo no preparado. Eso puede arruinar toda su estrategia y significar un desperdicio de valiosos recursos, al final sabemos que la inversión, en general, no es baja. Enviar gente novata, que no tiene conocimiento suficiente del negocio, que no tiene muchos contactos en el segmento, que no sabe hacer networking, que no habla el idioma dominante en ese mercado y que, en general, no fue preparada para actuar en ese sector es un gran desacierto. No traerá resultados y todavía podrá perjudicar la imagen de la empresa. Como mínimo, el equipo debe hablar el segundo idioma necesario para dicho evento, ser capacitado y tener un manual con todas las informaciones principales sobre la feria, el mercado, prospects y clientes.

8. Recolecte informaciones sobre la competencia
Hacer benchmarking en la rutina de los negocios es difícil. Por otro lado, durante una feria, todos -o casi todos- sus competidores están presentes. Es casi un parque de diversiones para hacer estudio de mercado y de las clásicas cinco fuerzas de Porter. Entonces aproveche. Qué tipo de comunicación sus competidores están usando, en qué segmentos están invirtiendo, cómo es el abordaje, cuál es la reacción de los clientes. Todas esas son informaciones preciosísimas que pueden resultar en una gran renovación para su negocio.

9. Si fuera posible, lance un producto
Las novedades son siempre bienvenidas. Así, usted no cansa a sus clientes y da la sensación de ser una empresa innovadora y en plena actividad. Entonces, si tuviera la oportunidad, muéstrele al mercado que tiene un nuevo servicio o una nueva solución que fue pensada de acuerdo con las necesidades y el lenguaje de su público objetivo, siguiendo las últimas tendencias y, preferentemente, usando tecnología, porque la era del papel ya pasó hace tiempo y nadie más quiere salir con exceso de equipaje.

10. Haga el follow up inmediato
Por último, y no por eso menos importante, al volver a su empresa es fundamental que retome inmediatamente el contacto con las personas con las que conversó durante la feria, para asegurar que los intereses todavía están activos y conectados. Si usted prometió enviar alguna información o material, hágalo enseguida. Si dijo que concertaría una cita, conciértela rápido. Y si consiguió captar muchos nuevos prospects y leads durante el evento, comience a nutrir una relación buena y constante con esa red, aunque sea a distancia.
Si usted sigue este pequeño script, estoy persuadida de que saldrá de la próxima feria pertrechado de “tarjetas de visita importantes” que se convertirán en excelentes negocios para su empresa.

Acerca de Luciane Leite: Domina los idiomas alemán, inglés y francés y posee experiencia de 26 años en los segmentos de turismo de ocio, cultura, entretenimiento y de negocios, inclusive congresos, convenciones e incentivos, en los mercados nacional e internacional.

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