Silvana Torres, AMPRO

Por definición, el viaje de incentivo ocurre cuando un grupo de personas viaja a un destino preestablecido, en baja temporada y con derecho a acompañante. Además, el itinerario es desarrollado especialmente para ese grupo.

Los viajes de incentivo se preparan a medida. Se eligen los mejores hoteles, los restaurantes más de moda, los paseos imperdibles y los transfers exclusivos para el grupo. Inclusive los menús deben preseleccionarse para evitar dificultades con un idioma extranjero, por ejemplo. Estas diferencias hacen que los premiados se sientan reconocidos como verdaderos campeones.

Los viajes de premiación pueden transformarse en verdaderas brand experiences en todo el mundo. Se caracterizan por actividades inusitadas, momentos encantadores y mucha emoción. Los mejores programas de incentivo son los que tocan el alma de los participantes. Eso se debe, en gran parte, a los viajes.
Existen dos motivos principales para que los viajes se programen para la baja temporada. El primero es conseguir la mejor prestación de servicios en hoteles, aerolíneas, restaurantes etc., pues gracias a la baja ocupación, tanto el equipo como la estructura estarán plenamente a disposición de los huéspedes del grupo del viaje, lo que propicia un mejor aprovechamiento de las actividades.

El segundo motivo es la considerable reducción de costos en la baja temporada, factor todavía más relevante cuando se trata de un grupo numeroso de personas, lo que garantiza mayor poder de negociación con los  proveedores y establecimientos contratados para el viaje.

Ese tipo de premiación se brinda a los participantes que se destacan al final de un programa de incentivo, como forma de reconocer los mejores desempeños en el período. Estudios realizados por la Society of Incentive Travel & Executives (SITE) -asociación que congrega miembros de todos los países- mostraron que el viaje de incentivo es el premio que deja el mayor recuerdo residual, que puede llegar a diez años. Eso significa que, durante diez años, el ganador recordará que ganó ese viaje a Cancún debido a la campaña en la cual participó en la empresa en que trabajaba.

Pero, cuidado! Ese recuerdo residual también es válido para un viaje de incentivo mal organizado. En ese caso, su ganador tendrá un recuerdo negativo de su empresa durante diez largos años.
Un viaje de incentivo no debe superar los ocho días, pues los mejores profesionales de la compañía estarán ausentes de su trabajo. Tenga en cuenta también que ese período no debe descontarse de las vacaciones de esos profesionales, pues se trata de un premio y no de vacaciones pagas.

La presencia de los acompañantes es un ingrediente indispensable en la premiación, ya que ellos dan todo su apoyo durante la campaña y alientan a los participantes a superar sus metas. Entonces, nada más justo que compartir esos momentos que permanecerán tan fuertes en sus memorias.

La elección del destino también es esencial, pues de nada servirán todos los cuidados si el lugar fuera incompatible con el perfil del público. La mejor manera de establecer el destino es por medio de una encuesta que haga el relevamiento del historial de viajes ya realizados y de las expectativas de los participantes.

Un viaje a Disney, por ejemplo, puede transformarse en un trastorno si los ganadores no tuvieran pasaporte, desconocieran el idioma y no estuvieran habituados a frecuentar restaurantes. Para ese perfil de participante, un destino más apropiado podría ser el estado de Mato Grosso, para un súper viaje de pesca, con un kit compuesto por caña de pescar, anzuelos, etc. El éxito del viaje de incentivo depende de varios factores, pero principalmente de la realidad y de los sueños de quien lo disfrutará.

Silvana Torres es Consejera de AMPRO, socia fundadora de la Agencia Mark Up. Posee diversos premios de reconocimiento por sus campañas de marketing de incentivo, entre ellos, el Premio Caio.

Las opiniones expresadas en este artículo son las del autor y no necesariamente reflejan la posición de WTM Latin America.