Por Luciane Leite, Exhibition Manager – WTM Latin America

As feiras do setor de viagens e turismo são uma das mais importantes ferramentas de promoção desta versátil indústria, que é sedenta por novidades, exige nutrição constante da rede de relacionamentos e é extremamente dinâmica e visual.  Mas depois de quase 30 anos de experiência nesse setor, ainda percebo que muitos profissionais sentem-se perdidos na hora de planejar sua participação em feiras. A consequência é que, muitas vezes, acabam frustrados e não conseguem os efeitos esperados. Mas pequenos detalhes podem fazer toda a diferença.

Seja você representante de um destino, de um equipamento, um hotel, uma operadora, uma entidade de classe ou uma companhia aérea, aqui vão algumas dicas que vão otimizar sua participação em feiras e multiplicar os resultados para o seu negócio.

1. Tenha uma estratégia clara
Ao construir o seu planejamento, sua estratégia de marketing deve estar bem traçada. Antes de ir para qualquer feira, é imprescindível saber quais stakeholders serão prioritários, por quais canais será feita a promoção e como sua empresa se posicionará. Além disso, o principal objetivo precisa estar muito claro. O que quero com esta feira? Quero consolidar minha marca? Quero lançar um produto? Quero me relacionar melhor com o mercado? Quero prospectar clientes? Determine um foco para então seguir para a parte tática.

2. Defina os alvos prioritários
São muitas as feiras da indústria de viagens e turismo. Para escolher em quais participar, trace o perfil de cada uma: pesquise o que cada feira oferece de diferencial, se é B2B ou B2C, se é mais voltada para um único segmento como MICE ou lazer, que influenciadores estarão em cada uma delas e os resultados da última edição daquela feira. Então, cruze com a sua estratégia para determinar onde está o público que você busca em cada momento do seu planejamento.

3. Analise a relação custo-benefício
São muitas as possibilidades de participação dentro de uma feira. As empresas podem ser patrocinadoras, apoiadoras, expositoras, fechar pacotes que incluam coletivas de imprensa e palestras ou ainda ter seus representantes como meros visitantes. Definir como participar às vezes parece confuso, mas a prioridade deve ser sempre a sua estratégia-mãe, aliada a um mix interessante de intervenções variadas em mercados prioritários de forma que não passe mensagens iguais repetidamente às mesmas pessoas, visando assim uma atuação com maior escala dentro dos alvos estabelecidos. Então avalie o custo-benefício de participação em cada feira de acordo com seu orçamento, ou seja, a relação entre o que eu quero e o que me trará o melhor retorno sobre o investimento.

4. Estude a programação da feira
Parece óbvio, mas a maioria das pessoas não faz. Comprar um estande e simplesmente permanecer nele durante toda a feira pode até trazer alguns bons retornos, mas você pode otimizar muito sua presença e de sua equipe.
Agregar conhecimento participando de palestras que tenham a ver com seu negócio, ir a lançamentos, conhecer novas ferramentas e tecnologias e ver o que está sendo lançado no mercado para ter insights e entender as tendências são apenas algumas das ações que farão aumentar muito o valor de sua presença a uma feira.

5. Organize previamente a sua agenda
Para não perder o que é mais importante, monte um plano de visitação. Além de agendar as palestras e eventos mais importantes, estude onde estarão os seus clientes e marque previamente reuniões de negócios com as pessoas-chave. Sua escolha deve ser sempre focada nos resultados que você e sua empresa buscam.

6. Use e abuse das ferramentas online
Potencialize a promoção de seu negócio com os vários meios digitais que a organização da feira oferece. Esteja presente no aplicativo do evento, coloque o release no portal, envie uma boa comunicação por e-mail para o mailing de participantes conforme o perfil que você deseja atingir ou busque contatos para agendar encontros estratégicos.

7. Prepare a equipe
Um dos maiores erros de planejamento de atuação no setor de feiras é enviar uma equipe despreparada. Isso pode arruinar toda a sua estratégia e significar um desperdício de valiosos recursos, afinal sabemos que o investimento, em geral, não é baixo. Enviar uma pessoa novata, que não tem conhecimento suficiente do negócio, que não tem muitos contatos no segmento, que não sabe fazer networking, que não fala língua dominante naquele mercado e que, em geral, não foi preparada para atuar nesse setor é um grande equívoco. Não trará resultados e ainda poderá prejudicar a imagem da empresa. No mínimo, a equipe deve falar o segundo idioma necessário para aquele evento, ser treinada e ter um manual com todas as principais informações sobre a feira, o mercado, propects e clientes.

8. Colete informações sobre a concorrência
Fazer benchmarking no dia-a-dia dos negócios é difícil. Em compensação, durante uma feira estão todos (ou quase todos) os seus concorrentes lá. É quase um parque de diversões para fazer estudo de mercado e das clássicas cinco forças de Porter. Então aproveite. Que tipo de comunicação seus concorrentes estão usando, em que segmentos estão investindo, como é a abordagem, qual é a reação dos clientes. Todas essas são informações preciosíssimas e podem trazer muita renovação para o seu negócio.

9. Se puder, lance um produto
Novidades são sempre bem-vindas. Desta forma, você não cansa seus clientes e passa a sensação de ser uma empresa inovadora e em plena atividade. Assim, se tiver a oportunidade, mostre ao mercado que tem um novo serviço ou uma nova solução que foi pensada de acordo com as necessidades e a linguagem do seu público-alvo, seguindo as últimas tendências e, de preferência, usando tecnologia – porque a era do papel já se foi há bastante tempo e ninguém mais quer ir embora com excesso de bagagem.

10. Faça o follow up imediato
Por último e não menos importante, assim que voltar para seu escritório, é fundamental que retome o contato com as pessoas que conversou durante a feira imediatamente, de forma que os interesses ainda estejam latentes e conectados. Se você prometeu enviar alguma informação ou material, envie logo. Se disse que marcaria uma reunião, marque rápido. E se conseguiu captar muitos novos prospects e leads durante o evento, passe a nutrir um bom e constante relacionamento com esta rede, ainda que seja à distância.
Seguindo esse pequeno roteiro, tenho certeza que sairá da próxima feira com “cartões qualificados” e que se converterão em muitos bons negócios para sua empresa.

Sobre Luciane Leite: Com fluência nos idiomas alemão, inglês e francês, possui experiência de 26 anos nos segmentos de turismo de lazer, cultura, entretenimento e de negócios, incluindo congressos, convenções e incentivos, nos mercados nacional e internacional.